Osallistumis- ja peruutussäännöt

Nämä säännöt on hyväksytty Hämeenlinnan alueen partiolaiset ry:n hallituksen kokouksessa 2.11.2008.

OSALLISTUJAT

Hämeenlinnan alueen partiolaiset ry:n tapahtumiin voivat osallistua yhdistyksen jäsenlippukuntien jäsenet. Ilmoittautumisen yhteydessä tarkistetaan, että jokaisella on partion jäsenmaksu maksettuna. Muut kuin yhdistyksen jäsenlippukuntien jäsenet voivat osallistua tapahtumiin mikäli yhdistyksen hallitus niin erikseen päättää. Tällöin osallistumismaksu voi poiketa jäsenlippukunnille tarkoitetusta maksusta.

OSALLISTUMISMAKSUT JA MAKSUAIKATAULU

Tapahtumien osallistumismaksut määritellään vuosittain talousarvion yhteydessä. Pääsääntöisesti osallistumismaksu on kaikille osallistujille sama. Isoissa tapahtumissa tapahtuman johtaja voidaan hallituksen päätöksellä vapauttaa osallistumismaksusta. Linja-autonkuljettajat ovat aina vapautettuja osallistumismaksuista. Leireillä voidaan määritellä eri osallistumismaksu eri ikäkausille. Hallitus voi päättää erikseen myönnettävistä alennuksista. Isojen tapahtumien osallistumismaksuissa otetaan huomioon tarvittava vararahasto, jolla varaudutaan muun muassa kuljetus- ja materiaalihintojen muutoksiin sekä yllättäviin kuluihin.

ILMOITTAUTUMINEN, SITOVUUS JA PERUUTUSEHDOT

Yhdistyksen järjestämistä tapahtumista tiedotetaan jäsenille riittävän ajoissa aluepostissa. Tapahtumiin voi ilmoittautua vasta, kun ilmoittautumisaika on alkanut. Lippukunnan ilmoittaessa osallistujat ilmoittautuminen on sitova, kun osallistujamäärät on toimitettu Hämeenlinnan alueen partiolaiset ry:lle. Partiolaisen ilmoittautuessa itse ilmoittautumisesta tulee sitova, kun osallistumismaksu on maksettu. Jos osallistumismaksu koostuu useammasta maksuerästä, ilmoittautumisesta tulee sitova, kun ensimmäinen maksuerä on maksettu. Vaikka ensimmäistä maksuerää ei olisi maksettu, tulee ilmoittautumisesta sitova ilmoittautumisajan päättyessä, ensimmäisen maksuerän eräpäivänä tai mikäli peruutuksesta ei ole ilmoitettu vähintään kuukautta ennen tapahtumaa. Määräajoista noudatetaan sitä, joka on lähimpänä tapahtumaa. Tapahtumakohtaisissa osallistumis- ja peruutusehdoissa voidaan määrätä tästä poikkeavista määräajoista.

Peruutuksen voi tehdä ilman kuluja ennen kuin ilmoittautumisesta tulee edellä kuvatulla tavalla sitova. Jos peruutus tehdään sen jälkeen kun ilmoittautumisesta on tullut sitova, mutta viimeistään kahta viikkoa ennen tapahtumaa, yhdistys pidättää tai perii osallistumismaksusta sen osan, joka vastaa aiheutuneita kuluja. Mikäli peruutus tehdään myöhemmin kuin kahta viikkoa ennen tapahtumaa, osallistumismaksun voi saada takaisin vain pätevän syyn perusteella (oma tai lähiomaisen vaikea sairaus tai kuolema tai vastaava syy) ja mahdollista lääkärintodistusta vastaan. Tällöinkin järjestäjällä on oikeus pidättää tai periä osallistumismaksusta se osa, joka vastaa aiheutuneita kuluja. Ilmoittautuneella voi olla mahdollisuus saada korvausta näistä kuluista omasta vakuutuksestaan.

Yhdistyksellä on oikeus peruuttaa tapahtuma yleisissä force majeure – tilanteissa (sota, kapina, lakko tai vastaava poikkeustilanne Suomessa tai kohdealueella). Tällöin osallistujille palautetaan osallistumismaksu vähennettynä aiheutuneilla kuluilla.

Tapahtuman järjestäjä ei vastaa osallistujien kuljetuksista tapahtumaan, ellei toisin ole ilmoitettu. Järjestäjän vastuu osallistujista alkaa vasta kun osallistujat ovat ilmoittautuneet tapahtumapaikalla.

OSALLISTUMISMAKSUN PALAUTTAMINEN JA LISÄMAKSUT

Mikäli tapahtuman ylijäämä on vähintään 3% osallistumismaksuista, ja kun tapahtuman osallistumismaksu on yli 500 euroa, osallistujille palautetaan henkilökohtaiseen osallistumismaksuun perustuva 3%:n ylittävä osuus. Palautus tehdään, kun tapahtuman loppukirjanpito on hyväksytty yhdistyksen hallituksessa.

Mikäli tapahtuman alijäämä on vähintään 3% osallistumismaksuista, ja kun tapahtuman osallistumismaksu on yli 500 euroa, järjestäjällä on oikeus periä lisää henkilökohtaiseen osallistumismaksuun perustuva 3%:n ylittävä osuus.

Mikäli osallistumismaksu peritään vähintään kolmessa erässä, ja ennen tapahtumaa on jo nähtävissä yli 3%:n yli- tai alijäämä, voidaan osallistumismaksun viimeistä maksuerää muuttaa yksipuolisella ilmoituksella.

VAKUUTUKSET JA TURVALLISUUS

Osallistujien on huolehdittava tarvittavasta vakuutusturvasta itse. Osallistujien on tutustuttava partiovakuutuksen ehtoihin, ja halutessaan täydennettävä omaa vakuutusturvaansa itse. Tapahtuman järjestäjä voi myös ottaa lisävakuutuksia esimerkiksi lainatulle kalustolle.

Tapahtumissa noudatetaan Suomen Partiolaiset ry:n turvallisuusohjeita sekä voimassaolevia viranomaismääräyksiä. Lisäksi tapahtumat voivat itse laatia tarkentavia sääntöjä ja ohjeita. Mikäli osallistuja vaarantaa muiden osallistujien turvallisuuden tai muutoin vakavasti rikkoo tapahtuman sääntöjä, voidaan hänet poistaa tapahtumasta tapahtuman johtajan päätöksellä. Tällöin osallistuja vastaa itse poistamisen aiheuttamista kustannuksista, eikä hänellä ole oikeutta saada hyvitystä maksetusta osallistumismaksusta.

VALO- JA VIDEOKUVAUS

Tapahtuman ilmoittautumislomakkeessa on oltava kohta, jossa osallistuja voi ilmoittaa suostuvansa siihen, että häntä voidaan valokuvata ja videokuvata tapahtuman aikana, ellei hän sitä erikseen yksittäistapauksessa kiellä